Helppouden ansa

”Olisi tämä bisnes kaikkinensa paljon helpompaa, jos viesti menisi perille ja henkilöstömme työpanos olisi sen mukaista, että haluamamme muutokset toimeenpantaisiin. Tuntuu vain siltä, että on tolkuton viive ennen kuin oikeasti alkaa tapahtua ja silloin olla jo pahasti myöhässä”-totesi eräs toimitusjohtaja palaverissamme. Eikä hän tietenkään ainut ole, joka samaa asiaa on tuskastellut. Kyseessä on perustavaa laatua oleva ongelma kaikessa yritysviestinnässä. Tehoton viestintä vaikuttaa myös yrityksen tavoitteiden saavuttamiseen ja tulokseen.

Tässä blogissani tarkastelen viestintää yrityksen sisäisten viestintäkanavien näkökulmista. Viestinnän haasteista olemme kaikki saaneet viime viikkoina lukea eri medioissa. Viestin sisällön määrittää totisesti aina lukija tai kuulija – ei koskaan viestin lähettäjä! ”Melko” haasteellinen lähtökohta!

Viestinnän suuri kulmakerroin

Kun tavoitteena on, että viesti menee perille ja saa aikaan oikeanlaista toimintaa on hyvä tiedostaa muutamia tuttuja tosiasioita. Viestin vastaanottajan täytyy ottaa viesti vastaan, ymmärtää se, hyväksyä ja oivaltaa sekä vielä tietää, miten toimia – ei siis ihme, että läheskään aina ei viesti menee toivotulla tavalla perille. Tiedon kulku on jatkuva kritiikin kohde. Onko useinkaan oikeasti kyse siitä, ettei asioista kerrota vai siitä, että valitaan väärä viestintäkanava eli viestintätapa?

Viestintätulva ja ”musta aukko”

”On siitä ollut juttua intrassa”, ”Kyllä laitoin siitä meiliä. Et siis ole lukenut?”, ”On se ihme, ettei viesti mene perille kun olen siitä jo moneen kertaan kertonut”, ”Meiliä tulee sellaista tahtia, ettei tässä perässä pysy kun ei millään ehdi lukemaan.” – tyypillisiä kommentteja. Jokainen meistä kokee viestintä-ähkyä ja jopa ahdistusta kun ei enää hallitse tulvaa. Intra ja sähköposti ovat usein kuin viestien musta aukko – paljon niitä käytetään, mutta niitä ei lueta eikä niihin reagoida. Tuttua ja turhauttavaa meille kaikille!

Viestintäkanavien tietoinen valinta

Mikä siis on ”helppouden ansa”? Yritetään hoitaa viestintä helpoimman kautta – intra tai sähköposti ja oletetaan, että viestintä on hoidettu ja asia oikein ymmärretty. Hyvän vuorovaikutuksen pahin vihollinen on olettamus. Mikä on viestinnän tyypillinen moka? Oletetaan, että toinen on lukenut / kuullut = ymmärtänyt. Mistä voi tietää, onko toinen osapuoli ymmärtänyt viestisi? Riittääkö kun kysyy, oletko ymmärtänyt? Kertooko myöntävä vastaus sinulle, että viesti on oikein ymmärretty? Ei! Kannattaisiko siis tarkistaa, miten toinen ymmärsi asian ja miten se tulee vaikuttamaan hänen työskentelyynsä.

Arvostamani ex-kollega piirsi kerran minulle oivalluttavan kuvan fläpille, josta oma versioni ohessa. Jaottelu on karkealla tasolla, mutta havainnollistaa kuitenkin asiaa. Tyypillisesti meillä on yrityksissä useita erilaisia viestintäkanavia, joista voimme pyrkiä valitsemaan sen oikean suhteessa viestin tavoitteeseen.

Intra sopii hyvin tiedotetyyppiseen viestintään ja on hyvin aikaa säästävä kanava. Myös aikaa säästävä ja suhteellisen vaivaton on sähköposti ja se toimii hyvin tarkassa sekä yksiselitteisessä tiedon vaihdossa, joka ei vaadi erityistä tulkintaa. Se ei ole oikea kanava moniselitteiseen pohdintaan, motivointiin, sitoutumisen aikaansaamiseen tai ikävien asioiden kertomiseen. Kuitenkin aivan liian usein sähköpostitse yritetään hoitaa edellä mainittuja asioita erittäin laihoin tuloksin!

Kun halutaan lisätä vaikutusta ihmisiin ja saada viesti varmemmin perille on paras valita viestintätapa, jossa voi vaihtaa ajatuksia reaaliajassa siten, että näkee ja kuulee kaikki keskustelun osapuolet. Vaihtoehtoja on tarjolla palaveri, videoneuvottelu, skype ja muut vastaavat. Tilanteessa, jossa halutaan varmistua, että viesti ymmärretään oikein ja mahdollisimman vähän jää sattuman varaan, on varmasti paras keskustella f2f –kasvokkain yhteistä ymmärrystä luoden.

Ajankäyttö ja vaikuttavuus ovat usein ”käsi kädessä” viestinnässä. Kun asia on tärkeä ja halutaan saada haluttuja muutoksia aikaan on viestintäkanava hyvä valita tavoite huomioiden ja ajatuksella.

By | 2017-12-18T19:43:21+00:00 joulukuu 18th, 2017|Artikkelit|